Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów w organach Gminy i Miasta Lubomierz
Sygnalista – kto i w jaki sposób może dokonać zgłoszenia
25 września 2024 r. weszła w życie Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), która chroni przed działaniami odwetowymi osoby zgłaszające przypadki naruszeń prawa.
W Gminie i Mieście Lubomierz została wprowadzona Zarządzeniem Nr 104/2024 Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz z dnia 18 grudnia 2024 r. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów w Organach Gminy i Miasta Lubomierz.
KTO MOŻE BYĆ SYGNALISTĄ
Sygnalista to osoba fizyczna, która w dobrej wierze przekazuje informacje, w tym uzasadnione podejrzenia, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Organach Gminy i Miasta Lubomierz.
Sygnalistą może być m. in pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, stażysta, wolontariusz, praktykant, lub inna osoba, która informację o naruszeniu prawa uzyskała w związku ze swoją pracą.
JAKICH NARUSZEŃ MOŻE DOTYCZYĆ ZGŁOSZENIE
Zgłoszenie musi dotyczyć naruszenia prawa, działania sprzecznego z prawem, zaniechania niezgodnego z prawem lub mające na celu obejście prawa.
Naruszenia objęte zakresem stosowania ustawy mogą dotyczyć:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
KANAŁY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ
- w postaci papierowej – przesłane, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne” na adres do korespondencji: Urząd Gminy i Miasta Lubomierz, Plac Wolności 1, 59-623 Lubomierz, lub;
- za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej - ePuap https://epuap.gov.pl, (adres skrytki ePuap dla Gminy Lubomierz: pvupv91342/skrytka), lub;
- ustnie – za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel. 75 78 33 151, lub;
- ustnie – podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
CO POWINNO ZAWIERAĆ ZGŁOSZENIE
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:
- dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
- datę i miejsce sporządzenia;
- dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
- opis nieprawidłowości oraz ich daty.
Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
Zgłoszenie w postaci papierowej dokonuje się na formularzu, którego wzór został załączony do Procedury.
TRYB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI
Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.
- Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz czy dotyczą naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz.
- Osoba odpowiedzialna potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Potwierdzenie zgłoszenia zostanie przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile sygnalista nie złożył sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia albo Osoba odpowiedzialna ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz wydaje zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2 Ustawy.
- Osoba odpowiedzialna przeprowadza postępowanie wyjaśniające, które ma na celu weryfikację prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym.
- W ramach postępowania Osoba odpowiedzialna może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień, o ile ich udzielenie nie będzie zagrażało ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- W przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia, może zostać podjęta decyzja o odstąpieniu od podjęcia działań następczych, o czym osoba dokonująca zgłoszenie zostanie poinformowana. W razie kolejnego zgłoszenia Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej dla osoby zgłaszającej.
- Osoba odpowiedzialna przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia zewnętrznego. Informacja dotyczy planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, jak i ostatecznego wyniku działań następczych zrealizowanych wskutek zgłoszenia. Informacja zwrotna przekazywana jest w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
- Sygnalista zostanie również poinformowany, gdy nie zostaną podjęte działania następcze wraz uzasadnieniem odstąpienia od tych działań.
- Wszystkie zgłoszenia rejestrowane są w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, nad którym nadzór sprawuje Zastępca Gminy i Miasta Lubomierz.
OCHRONA SYGNALISTY
Sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
Takiej samej ochronie podlegają osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą.
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie, rozpatrywanie oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa jest Zastępca Gminy i Miasta Lubomierz, który udziela szczegółowych informacji w formie poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego pod nr tel. 75 78 33 151.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
Organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane (w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy).
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane, a dokumenty niszczone.
DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
03_FORMULARZ_ZGŁOSZENIA_ZEWNĘTRZNEGO
